Sailvation
Backoffice, Kundenguide und Marketing für eine Einzelunternehmerin im Yacht-Charter.
- Kundin
- Incila, Sailvation
- Leistungen
- Prozessdesign, Automatisierung, Content, Marketing
- Zeitraum
- Seit Juli 2026
Die Ausgangslage
Incila vermittelt Crew-Charter auf Segelyachten, Katamaranen und Gulets. Dreißig Jahre in der Branche.
Eine Buchung zieht sich über Monate und vierzig bis sechzig E-Mails. Neun Stationen, jede mit eigener Frist. Und keine dieser Fristen steht in einem Kalender.
Den Ablauf bin ich mit ihr in mehreren Gesprächen Schritt für Schritt durchgegangen. So kamen die Stellen ans Licht, an denen wirklich Zeit liegen bleibt. Die Fristen, die Rechnung und die immer gleichen Fragen ihrer Interessenten.
Das Buchungssystem
Eine Zeile pro Buchung. Daraus entstehen mit einem Klick Rechnung und Buchungsbestätigung als fertiges PDF. Und daraus ergibt sich, was bei jeder Buchung wann fällig ist.
Woran die Fristen hängen
Der Fixpunkt ist der Charterbeginn, nicht heute. Die Aufgaben zählen von dort rückwärts.
40 Tage vorher
- Präferenzbogen raus
30 Tage vorher
- Versicherung anbieten
- Routenvorschlag
14 Tage vorher
- Lizenz einsammeln
- Präferenzbogen zurück
- Extras an den Betreiber
- Crewliste an die Basis
- Transfer weitergeben
7 Tage vorher
- Ankunftszeit an die Basis
- Charter-Infos an den Kunden
40 Tage vorher
- Präferenzbogen raus
30 Tage vorher
- Versicherung anbieten
- Routenvorschlag
14 Tage vorher
- Lizenz einsammeln
- Präferenzbogen zurück
- Extras an den Betreiber
- Crewliste an die Basis
- Transfer weitergeben
7 Tage vorher
- Ankunftszeit an die Basis
- Charter-Infos an den Kunden
- Charterbeginn
- Charterende
Die Morgenmail
Überfällig
- Präferenzbogen zurückBeispielbuchung2 Tage überfällig
- Lizenz einsammelnMustercharter1 Tag überfällig
In den nächsten 14 Tagen
- Versicherung anbietenBeispielbuchungin 3 Tagen
- Crewliste an die BasisMustercharterin 9 Tagen
- Ankunftszeit an die BasisBeispielbuchungin 12 Tagen
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Die Auswertung
Neben dem Tagesgeschäft rechnet die Tabelle mit, wie die Jahre laufen. Wie viele Buchungen zusammenkamen, welche Reiseziele gefragt sind, welche Art von Reise sich verkauft.
Eintragen muss sie dafür nichts. Die Zahlen entstehen aus den Buchungen, die ohnehin in der Tabelle stehen. Damit sieht sie auf einen Blick, was über die Jahre trägt und wo sich der Aufwand lohnt.
2022
2023
2024
2025
- Griechenland41 %
- Türkei26 %
- Kroatien19 %
- Andere14 %
Der Kundenguide
Vierzehn Seiten für ihre Interessenten. Was ein Crew-Charter wirklich kostet, wer an Bord arbeitet, wie eine Buchung abläuft, zehn Fragen an jeden Vermittler. Er beantwortet die Fragen, die sonst über fünfzehn E-Mails verteilt sind. Dazu kam Arbeit an ihrer Marketingstrategie.
Was Incila sagt
Er hat mir an vielen Stellen geholfen, meine Marketingstrategie zu verbessern, einen großartigen Info-Guide für meine Kunden erstellt und mich auch bei der Automatisierung von Backoffice-Prozessen unterstützt. Er kommuniziert schnell, arbeitet sehr strukturiert und bringt viele wertvolle Ideen und neue Perspektiven ein.Die Arbeit mit Incila macht richtig Spaß. Unsere Calls sind entspannt, produktiv und jedes Mal kommt etwas dabei heraus. Ich freue mich auf die nächsten Jahre der Zusammenarbeit.
Das System erinnert, entschieden wird weiter von ihr. Die Rechnung entsteht auf Knopfdruck, verschickt wird sie von Hand.
Die Fristen liegen nicht mehr im Kopf, die Rechnung nicht mehr in einer kopierten Datei, und die immer gleichen Fragen beantwortet der Guide. Das spart bei jeder Buchung Zeit, die vorher in Suchen und Nachfragen ging.
Wenn bei dir ein Ablauf über Wochen läuft und die Fristen im Kopf liegen, ist das meistens die gleiche Aufgabe.